Sie planen eine Veranstaltung in Köln und möchten sich vorab über die wichtigsten Details informieren? In unseren FAQs finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Eventlocation Ulrepforte.
Als historische Eventlocation im Herzen von Köln bieten wir den passenden Rahmen für Hochzeiten, Business Events, Tagungen und private Feiern. Damit Sie Ihre Veranstaltung von Anfang an sicher planen können, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie übersichtlich zusammengestellt.
Sollte Ihre Frage nicht beantwortet werden, beraten wir Sie gerne persönlich und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Veranstaltungskonzept.
Ja, die Eventlocation Ulrepforte wird ausschließlich exklusiv vermietet. Während Ihrer Veranstaltung finden keine weiteren Events parallel statt, sodass Sie und Ihre Gäste die Location ganz privat und ungestört nutzen können.
Ja, die Ulrepforte ist weitestgehend barrierefrei. Alle Veranstaltungsbereiche, mit Ausnahme des Trauzimmers im Turm, sind barrierefrei zugänglich. Darüber hinaus steht ein barrierefreies WC zur Verfügung.
In der Ulrepforte gibt es keine Sperrstunde, sodass Veranstaltungen zeitlich flexibel geplant werden können. Die Raummiete und die Endreinigung sind dabei unabhängig von der Dauer der Veranstaltung. Zusätzliche Kosten entstehen lediglich für variable Leistungen wie Servicepersonal und Getränke, die sich nach dem tatsächlichen Aufwand richten.
Ja, eine Verlängerung der Veranstaltung um bis zu zwei Stunden kann auch kurzfristig am Veranstaltungstag vereinbart werden. Die hierbei entstehenden Mehrkosten, beispielsweise für die Verlängerung der Getränkepauschale und zusätzliche Personalstunden, werden entsprechend berechnet.
Ausführliche Informationen zur Eventlocation, den verfügbaren Räumlichkeiten und den angebotenen Leistungen sowie die Möglichkeit zur unverbindlichen Anfrage finden Sie auf unserer Webseite.
Ja, bei der Planung der Veranstaltung kann umfassende Unterstützung angeboten werden, von der Raumgestaltung bis zur Ablaufplanung. Bei Bedarf können zudem erfahrene Dienstleister für Catering, musikalische Unterhaltung, Dekoration oder weitere Leistungen eingebunden werden. Ziel ist es, einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf der Veranstaltung sicherzustellen.
Damit die Veranstaltung optimal geplant und vorbereitet werden kann, bitten wir um Mitteilung der endgültigen Gästezahl spätestens 4 Wochen vor dem Veranstaltungstermin. Diese Personenzahl dient anschließend als verbindliche Grundlage für die Abrechnung der gebuchten Leistungen.
Auch wenn weniger Gäste teilnehmen sollten, erfolgt die Berechnung auf Basis der zuvor bestätigten Gästezahl. So können Personal-, Getränke- und weitere Veranstaltungsleistungen zuverlässig geplant und bereitgestellt werden.
Ja, Besichtigungen der Ulrepforte sind kostenlos möglich. Offene Besichtigungstermine finden donnerstags von 17:00 bis 19:00 Uhr statt. Alternativ können individuelle Besichtigungstermine vereinbart werden, um die Räumlichkeiten und Veranstaltungsmöglichkeiten persönlich kennenzulernen.
Die Kosten richten sich nach Datum, Gästeanzahl, Veranstaltungsdauer und gewünschtem Leistungsumfang. Da jede Veranstaltung individuell geplant wird, erfolgt die Angebotserstellung auf Basis der angegebenen Eventdetails. Für eine genaue Preisauskunft ist daher eine individuelle Anfrage erforderlich.
Beispielangebote finden Sie auf unserer Webseite: Business Events, Private Veranstaltungen, Trauung & Hochzeiten.
Eine frühzeitige Buchung wird besonders für Hochzeiten und Termine in der Hauptsaison (April bis Dezember) empfohlen. Standesamtliche Trautermine können beim Standesamt bereits bis zu 10 Monate im Voraus vorgemerkt werden.
Je nach Verfügbarkeit sind jedoch auch kurzfristige Buchungen bis spätestens vier Wochen vor dem Veranstaltungstermin möglich. Eine frühzeitige Planung bietet die größte Auswahl an verfügbaren Terminen und Leistungen.
Die Buchung beginnt mit einer Anfrage inklusive Terminwunsch und Eventdetails. Nach Prüfung der Verfügbarkeit wird ein individuelles Angebot erstellt. Die verbindliche Buchung erfolgt mit der Unterzeichnung der Nutzungsvereinbarung. Anschließend werden alle weiteren Details der Veranstaltung abgestimmt.
Bei schlechtem Wetter können geplante Programmpunkte im Außenbereich in der Regel in die Innenräume verlegt werden. Für freie Trauungen, Sektempfänge oder Outdoor-Programmpunkte stehen wetterunabhängige Alternativen innerhalb der historischen Räumlichkeiten zur Verfügung. Ergänzend stehen flexible Lösungen zur Verfügung, sodass die Veranstaltung auch bei wechselnden Wetterbedingungen planmäßig durchgeführt werden kann.
Die Kapazität der Ulrepforte richtet sich nach dem Veranstaltungsformat und der gewünschten Bestuhlungsvariante. Sowohl kleinere, persönliche Feiern als auch größere Veranstaltungen lassen sich in den Räumlichkeiten realisieren. Insgesamt bietet die Ulrepforte über alle Veranstaltungsbereiche hinweg Platz für bis zu 398 Personen. Für eine genaue Einschätzung der möglichen Gästezahl empfiehlt sich eine individuelle Abstimmung des gewünschten Raum- und Veranstaltungskonzepts.
Eine detaillierte Übersicht über die Kapazitäten der einzelnen Räumlichkeiten finden Sie auf unserer Webseite.
Die Ulrepforte eignet sich für Hochzeiten, standesamtliche Trauungen, Geburtstage, Firmenfeiern, Tagungen, Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Networking-Events und viele weitere Veranstaltungsformate.
Dank der Kombination aus historischer Architektur, exklusiver Nutzung und flexibel gestaltbaren Veranstaltungsflächen bietet die Ulrepforte einen außergewöhnlichen Rahmen für private und geschäftliche Anlässe. Von der kleinen Feier im persönlichen Kreis bis zur größeren Veranstaltung mit mehreren hundert Gästen lassen sich individuelle Konzepte realisieren.
Ja, die Ulrepforte eignet sich sehr gut für Business-Events wie Weihnachtsfeiern, Networking Events, Präsentationen, Tagungen, Sommerfeste oder Firmenfeiern. Die besondere Atmosphäre schafft dabei einen professionellen und zugleich inspirierenden Rahmen.
Ja, in der Ulrepforte sind standesamtliche Trauungen möglich. Die Ulrepforte ist eine offizielle Außenstelle des Standesamtes der Stadt Köln. Dadurch können Trauung und Sektempfang oder Trauung und Feier an einem Ort kombiniert werden. Das reduziert den organisatorischen Aufwand und ermöglicht einen besonders stimmigen Ablauf des gesamten Tages.
In der Ulrepforte sind sowohl Getränkepauschalen als auch eine Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch möglich. Je nach Budget und Veranstaltungsformat stehen verschiedene Pauschalen zur Auswahl. Alternativ kann die Abrechnung individuell nach Verbrauch erfolgen. Dadurch lässt sich das Getränkeangebot flexibel an die jeweilige Veranstaltung anpassen.
Nein, das Mitbringen eigener Getränke ist grundsätzlich in der Ulrepforte nicht gestattet. In Einzelfällen können nach vorheriger Absprache Ausnahmen möglich sein. Diese bedürfen einer schriftlichen Bestätigung und werden gesondert berechnet (z. B. in Form eines Korkgeldes).
Ja, die Vereinbarung von Korkgeld ist in der Ulrepforte in Ausnahmefällen möglich. Die entsprechenden Konditionen werden individuell im Rahmen der Veranstaltungsplanung abgestimmt.
In der Ulrepforte besteht keine feste Catering-Bindung. Eine externe Verpflegung ist grundsätzlich gegen eine Nutzungsgebühr möglich und kann individuell mit der Veranstaltungsplanung abgestimmt werden. Alternativ stehen passende Catering-Optionen über erfahrene Partner zur Verfügung, sodass für jede Veranstaltung ein passendes kulinarisches Konzept umgesetzt werden kann.
Für Veranstaltungen steht in der Ulrepforte eine Soundanlage mit zwei Funkmikrofonen, ein Anschluss für mobile Endgeräte oder Laptops, drei festinstallierte und ein mobiler Monitor sowie WLAN/LAN zur Verfügung. Die Nutzung dieser Technik wird pauschal berechnet.
Bitte beachten Sie, dass keine fest installierte Partybeleuchtung vorhanden ist. Diese kann entweder über den DJ mitgebracht oder optional über die Location hinzugebucht werden.
Das hauseigene Mobiliar der Ulrepforte steht für Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung. Dazu gehören eckige Holztische, Holzstühle, eine Theke je Veranstaltungsraum, Buffettische sowie fünf schwarze runde Stehtische. Weiteres Mobiliar kann bei Bedarf zusätzlich angemietet werden.
Ja, eigene Dienstleister wie Catering, DJs oder Dekoration können in der Ulrepforte grundsätzlich eingebracht werden. In einigen Fällen ist eine vorherige Abstimmung erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Alternativ können auch erfahrene Partner empfohlen werden. Eine frühzeitige Absprache zur Planung wird in jedem Fall empfohlen.
Zum Netzwerk der Ulrepforte gehören verschiedene erfahrene Dienstleister aus dem Eventbereich. Dazu zählen Anbieter für Blumen und Floristik, Fotoboxen, ergänzendes Mobiliar sowie Licht- und Veranstaltungstechnik. Auch im Bereich Musik und Unterhaltung stehen Partner zur Verfügung, beispielsweise DJs, Sängerinnen oder Pianisten. So kann je nach Veranstaltung ein passendes Gesamtkonzept individuell zusammengestellt werden.
Die Aufbauzeiten werden individuell abgestimmt und richten sich nach der Auslastung der Location. In manchen Fällen ist ein Aufbau bereits am Vortag möglich, in der Regel aber erst am Veranstaltungstag selbst. Für größere Veranstaltungen wird entsprechend mehr Vorlaufzeit eingeplant.
Für den Eventaufbau und die -vorbereitung fällt eine Pauschale an. Diese umfasst die Vorbereitung und Bereitstellung des Raumes, der Theke sowie das Eindecken der Gästetische inklusive Couverts und Servietten.
Bei eigener Dekoration wird während der Aufbauzeit eine Person des Hauses zur Unterstützung gestellt. Für die Bereitstellung sowie den damit verbundenen Mehraufwand wird eine Servicepauschale berechnet.
Ja, die Ulrepforte kann im Rahmen der geltenden Haus- und Sicherheitsvorschriften individuell dekoriert und gestaltet werden. So lässt sich die Location flexibel an das jeweilige Veranstaltungskonzept anpassen.
Eigene Dekorationen und persönliche Gegenstände sind nach Veranstaltungsende wieder mitzunehmen. Die anschließende Endreinigung der Location wird professionell durch den Vermieter bzw. dessen Dienstleister durchgeführt. Die dafür anfallenden Kosten sind verpflichtend und werden im Angebot separat aufgeführt.
An der Ulrepforte steht eine begrenzte Anzahl an Parkplätzen zur Verfügung. Diese werden in der Regel für Dienstleister der jeweiligen Veranstaltung reserviert. Falls zusätzliche Parkplätze für Gäste benötigt werden, bitten wir um eine frühzeitige Abstimmung.
In unmittelbarer Nähe befindet sich zudem ein größerer Ampido-Parkplatz, auf dem Stellplätze bequem vorab online reserviert werden können.
Für die Anreise empfehlen wir die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs. Die KVB-Haltestelle „Ulrepforte“ (Linien 15 und 16) liegt direkt vor der Location und ermöglicht eine komfortable An- und Abreise.
Die Raummiete umfasst neben der Nutzung der gebuchten Räumlichkeiten auch die Nutzung der WC-Anlagen sowie das vorhandene Mobiliar, einschließlich Tischen, Stühlen und Theke. Darüber hinaus sind die allgemeinen Betriebskosten für Strom, Wasser, Heizung und Lüftung bereits enthalten. Ergänzt wird das Angebot durch eine Veranstaltungsberatung sowie organisatorische Basisleistungen, die bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung unterstützen.
Ja, neben der Raummiete fallen je nach Art und Umfang der Veranstaltung weitere Leistungen an. Dazu gehören unter anderem die Endreinigung, Servicepersonal, Getränke sowie gegebenenfalls eine Geschirr- und Besteckpauschale, sofern diese nicht bereits über den Caterer abgedeckt wird. Bei der Beauftragung eines externen Caterers kann zudem eine Nutzungsgebühr anfallen.
Ebenfalls berücksichtigt werden die Nutzung der hauseigenen Veranstaltungstechnik, wie Musikanlage und Monitore, sowie der organisatorische Aufwand für den Auf- und Abbau bzw. die Vorbereitung der Veranstaltung.
Alle anfallenden Kosten werden transparent im Angebot aufgeführt, sodass keine versteckten Gebühren entstehen.
Nein, eine Anzahlung ist nicht erforderlich. Die Rechnungsstellung erfolgt erst nach der Veranstaltung. So werden alle vereinbarten und tatsächlich erbrachten Leistungen transparent abgerechnet. Die Rechnung ist innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt ohne Abzug fällig.
Da die Ulrepforte für den gebuchten Termin exklusiv für Ihre Veranstaltung reserviert wird, wird die vereinbarte Raummiete im Falle einer Stornierung unabhängig vom Zeitpunkt der Absage vollständig berechnet.
Für zusätzlich gebuchte Leistungen wie Servicepersonal, Getränkepauschalen, Technik oder weitere Veranstaltungsservices fallen gestaffelte Stornierungskosten an:
• Bis 6 Monate vor der Veranstaltung: 20 % der gebuchten Zusatzleistungen
• Bis 3 Monate vor der Veranstaltung: 40 % der gebuchten Zusatzleistungen
• Bis 6 Wochen vor der Veranstaltung: 60 % der gebuchten Zusatzleistungen
• Bis 4 Wochen vor der Veranstaltung: 80 % der gebuchten Zusatzleistungen
• Weniger als 4 Wochen vor der Veranstaltung: 100 % der gebuchten Zusatzleistungen
Die genannten Prozentsätze beziehen sich auf alle im Angebot aufgeführten Leistungen mit Ausnahme der Raummiete. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Nein, für Veranstaltungen in der Ulrepforte wird keine Kaution erhoben.
Bitte beachten Sie jedoch, dass für die Veranstaltung eine ausreichende Haftpflichtversicherung mit entsprechender Deckung für Personen- und Sachschäden bestehen sollte. Für Schäden, die im Rahmen der Veranstaltung durch Gäste, Dienstleister oder andere beauftragte Dritte verursacht werden, haftet der Veranstalter.
Um die historische Bausubstanz der Ulrepforte zu schützen und die geltenden Sicherheitsvorschriften einzuhalten, gelten einige Einschränkungen bei der Dekoration.
Aus Brandschutzgründen sind offenes Feuer (z. B. Kerzen, Wunderkerzen oder Brennpaste) sowie der Einsatz von Nebelmaschinen nicht gestattet.
Zum Schutz der Räumlichkeiten dürfen keine Gegenstände an Wänden, Böden oder Decken genagelt, geschraubt, getackert, geklebt oder angepinnt werden. Ebenfalls nicht erlaubt sind Konfetti, Streudekorationen und Seifenblasen im gesamten Gebäude.
Sollten Fragen zu geplanten Dekorationen bestehen, unterstützen wir gerne im Vorfeld bei der Abstimmung. Nicht zulässige Dekorationen oder Materialien können aus Sicherheits- oder Schutzgründen entfernt werden.
Im gesamten Gebäude ist das Rauchen nicht gestattet. Rauchen ist ausschließlich in den gekennzeichneten Außenbereichen möglich.
Sie haben Antworten auf Ihre wichtigsten Fragen gefunden und möchten mehr über die Möglichkeiten der Ulrepforte erfahren? Gerne beraten wir Sie persönlich und zeigen Ihnen, wie Ihre Veranstaltung in einer der außergewöhnlichsten Eventlocations Kölns umgesetzt werden kann.
Von stilvollen Hochzeiten über exklusive Firmenevents bis hin zu inspirierenden Tagungen – wir begleiten Sie mit Erfahrung, persönlicher Betreuung und einem individuellen Veranstaltungskonzept.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder vereinbaren Sie einen Besichtigungstermin vor Ort. Wir freuen uns darauf, Ihre Ideen kennenzulernen.