1. Geltungsbereich

(1) Die folgenden „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Durchführung von Veranstaltungen der BCap Management GmbH, insbesondere in den Räumlichkeiten der Ulrepforte, und dem jeweiligen Auftraggeber oder Kunden (nachfolgend „Kunde“). Kunde im Sinne dieser AGB sind sowohl Verbraucher als auch Unternehmer.

(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, wenn der Auftragnehmer ihrer Geltung ausdrücklich und schriftlich zugestimmt. Diese AGB sind unter www.events-ulrepforte.de frei zugänglich und können beim Auftragnehmer angefordert werden.

(3) Für Vertragsabschlüsse stehen die deutsche und in Einzelfällen die englische Sprache zur Verfügung. Ergibt die Auslegung der AGB oder sonstiger Vertragsdokumente aufgrund der verschiedenen sprachlichen Fassungen eine Differenz, ist die deutsche Version maßgebend.

2.  Angebot, Vertragspartner & Vertragsschluss

 (1) Die Angebote der BCap Management GmbH sind freibleibend und unverbindlich. Dies gilt auch, wenn der Auftragnehmer dem Kunden Kataloge, Beschreibungen oder Unterlagen – auch in elektronischer Form – überlassen hat.

(2) Vertragspartner für Veranstaltungen in der Ulrepforte ist ausschließlich die BCap Management GmbH.

(3) Der Vertrag kommt durch schriftliche Annahme des Antrags des Kunden durch den Auftragnehmer zustande. Die nähere Beschreibung der zu erbringenden Leistungen ergibt sich aus der Auftragsbestätigung und aller ergänzenden Angaben. Alle mit der BCap Management GmbH geschlossenen Verträge bedürfen der Schriftform. Mündliche Absprachen sind bis zur beidseits schriftlichen Bestätigung unwirksam.

3.  Bewirtung

 (1) Die Buchung der Veranstaltung in der Ulrepforte verpflichtet den Kunden zur Inanspruchnahme der durch die BCap Management GmbH zur Verfügung gestellten Getränke(pauschalen). Bei Buchung von Getränkepauschalen muss bis spätestens 10 Werktage vor der Veranstaltung die genaue Personenanzahl bekannt gegeben werden, diese gilt dann als verbindliche Abrechnungsgrundlage. Eine spätere Korrektur der Bewirtungsdetails kann in Einzelfällen vorgenommen werden und wird bei Bedarf gesondert berechnet.

 (2) Das Mitbringen eigener Getränke in die Räumlichkeiten der Ulrepforte ist nicht gestattet. Im Einzelfall und nur nach Absprache sind Ausnahmen möglich, diese bedürfen aber der vorherigen schriftlichen Bestätigung durch den Auftragnehmer. Die Beauftragung „Dritter“, insbesondere Cateringunternehmen ist grundsätzlich möglich, sofern die Caterer eine gesonderte Nutzungsvereinbarung unterschrieben haben. Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, die etwaigen externen Dienstleistungen und Produkte im unmittelbaren Vorfeld zu beurteilen und diese ggf. auch kurzfristig noch zu untersagen und abzulehnen.

(3) Aus hygienerechtlichen Gründen ist es nicht gestattet, nicht verzehrte Speisen mitzunehmen. Hintergrund hierfür ist die EU-Hygieneverordnung, nach der die Kühlkette für kühlbedürftige Lebensmittel an keiner Stelle, außer der endgültigen Ausgabe unterbrochen werden darf. Nicht verderbliche, nicht kühlpflichtige Lebensmittel können davon ausgenommen werden.

4.  Miete, Betreuung & Pflichten

(1) Für die Nutzung eines oder mehrerer Veranstaltungsraumes/-räume in der Ulrepforte sind Raummiete/n zu entrichten, die im Gesamtpreis für die Veranstaltung enthalten bzw. in der Auftragsbestätigung ausgewiesen sind. Diese Mieten fallen unabhängig von der angemeldeten Personenzahl an. Die jeweiligen Raummieten werden vertraglich festgehalten. Die Unter- und Weitervermietung der Veranstaltungsräume bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB abgedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist.

(2) Die BCap Management GmbH ist berechtigt Fachpersonal zur Betreuung der Veranstaltungen, in Anzahl und Dauer, nach eigenem Ermessen festzulegen. Dies erfolgt zur Gewährleistung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufes, sowie der Einhaltung der gesetzlich geltenden Sicherheits- und Brandschutz-bestimmungen. Die getroffenen Vorgaben sind für den Kunden bindend.

(3) Die Ulrepforte ist ein denkmalgeschütztes Bauwerk. Resultierend daraus ist das Einbringen von brennbaren Gegenständen sowie die Nutzung von offenem Feuer oder Flammen (Kerzen, Wunderkerzen, Brennpaste, etc.) im gesamten Gebäude nicht gestattet. Aus brandschutztechnischen Gründen dürfen auch keinerlei nebelerzeugende Maschinen eingesetzt werden.

(4) Innerhalb der Ulrepforte ist die Verwendung Wurf- und Streuartikeln sowie Seifenblasen nicht gestattet. Bei Zuwiderhandlung werden daraus resultierende gesteigerte Reinigungs- und/oder Instandsetzungsarbeiten gesondert nach Aufwand berechnet und in Rechnung gestellt.

(5) Basierend auf dem Landesimmissionsgesetz sind ab 22:00 Uhr lautstarke Aktivitäten, die in der Lage sind, die Nachtruhe zu stören, in den Innenbereich zu verlegen. Die Nutzung des Innenhofs wird eingeschränkt und auf ein Minimum reduziert. Zur Einhaltung von Lärmschutzgrenzwerten ist das Personal befugt, Türen und Fenster zu schließen.

(6) Zur Gewährleistung der Einhaltung von Schallgrenzwerten sind alle Musik-Dienstleister verpflichtet, die hauseigene professionelle Beschallungsanlage zu nutzen. Die Musik-Dienstleister sind darüber hinaus verpflichtet, sich im Vorfeld der Veranstaltung, spätestens aber einen Tag vorab, mit den technischen Gegebenheiten vor Ort vertraut zu machen. Am Veranstaltungstag steht keine technische Betreuung zur Verfügung.

(7) Live-Musik ist nur nach vorheriger Absprache im Vorfeld der Veranstaltung möglich.

(8) Zur Gewährleistung eines ruhigen Veranstaltungsablaufes sowie zum Schutz von Menschen und Material behält sich der Auftragnehmer das finale Recht vor, sämtliche Außenaktivitäten aufgrund unbeständiger oder absehbar schlechter Wetterlage oder anderen störenden Einflüssen Dritter bis zu 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn, aber auch kurzfristig einzustellen und in den Innenbereich zu verlegen, soweit möglich. Dies gilt insbesondere für den Aufbauort einer Trauzeremonie. Ein Auf- und Umbau unmittelbar vor oder während der Veranstaltung ist ausgeschlossen. Hierzu besteht ein genereller Haftungsausschluss seitens des Auftragnehmers.

(10) Bei fahrlässigem oder grob fahrlässigem Verhalten der Gäste und/oder des Kunden, die Location oder Personen gefährdende Situationen hervorrufen, sowie beim Verstoß gegen die guten Sitten, ist das Personal in Vertretung der BCap Management GmbH ermächtigt, den entsprechenden Personen ein Hausverbot auszusprechen. Im Härtefall ist das Personal berechtigt, die Veranstaltung vorzeitig zu beenden, etwaige hieraus abgeleitete Schadenersatzansprüche seitens des Kunden entfallen. Ein solcher Härtefall liegt beispielsweise vor, wenn ein begründeter Anlass zu der Annahme besteht, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Auftragnehmers in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- oder Organisationsbereich des Auftragnehmers zuzurechnen ist.

5.  Gestaltungsarbeiten

 (1) Wird Blumendekoration über die BCap Management GmbH gebucht und ausgeführt, kann der Kunde nach Veranstaltungsende verarbeitete Frischblumen übernehmen. Ein Anspruch auf sonstige verarbeitete Materialien oder Gefäße sowie eine Transportmöglichkeit besteht nicht. Nach Veranstaltungsende bzw. nach Verlassen des Veranstaltungsortes erlischt der Anspruch unverzüglich.

(2) Jegliche Gestaltungsarbeiten, die durch den Kunden oder durch einen extern beauftragten Dienstleister erfolgen, können am Veranstaltungstag nach vorheriger Absprache durchgeführt werden. Das hierfür benötige Aufsichtspersonal (Brandschutzbeauftragter) wird dem Kunden in Rechnung gestellt. Die Gestaltungsarbeiten können bis max. 2 Stunden vor Veranstaltungsbeginn andauern und müssen dann zwingend beendet werden.

(3) Nageln, Tackern, Pinnen, Kleben und Schrauben ist in allen Räumlichkeiten untersagt. Offenes Feuer (wie Kerzen, Teelichter, etc..) ist ebenfalls untersagt. Für Schäden oder Verluste, die im Zuge der eigenen oder extern beauftragten Arbeiten entstehen, haftet der Kunde in vollem Umfang.

(4) Eigene oder extern beauftragte Dekorationen müssen unmittelbar nach Veranstaltungsende rückstandslos zurückgebaut und aus den Räumlichkeiten entfernt werden. Der Auftragnehmer haftet nicht für Schäden oder Verlust von Dekorationsbestandteilen, die nach Veranstaltungsende in den Räumlichkeiten verblieben sind.

6.  Preise, Zahlungsmodalitäten, Teilnehmerzahlen & Zurückbehaltungsrecht

(1) Es gelten vorbehaltlich der nachfolgenden Absätze die vereinbarten und in der Auftragsbestätigung ausgewiesenen Preise. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Umsatzsteuer ein (Bruttopreise). Sofern ausdrücklich Nettopreise angeboten wurden, sind diese zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer zahlbar. Eine Erhöhung der Umsatzsteuer nach Vertragsschluss geht zu Lasten des Kunden.

(2) Wird die Veranstaltung mehr als 6 Monate nach dem Vertragsabschluss durchgeführt, gilt folgende Preisklausel: Ändert sich der vom statistischen Bundesamt (www.destatis.de) festgestellte Verbraucherpreisindex für Deutschland (auf Basis 2015 = 100) im Zeitpunkt des Veranstaltungsmonats gegenüber dem Stand bei Vertragsabschluss um mehr als 5 Prozent, so ändern sich die Preise im gleichen prozentualen Verhältnis. Einer Änderungserklärung des jeweils anderen Vertragspartners bedarf es nicht. Werden wegen einer Umstellung des Indexes auf eine neue Basis bereits veröffentlichte Indexzahlen nachträglich geändert, so gilt der Preis, der sich aufgrund der alten Indexreihe ergibt, bis zum Kalendermonat nach der ersten amtlichen Veröffentlichung der neuen Indexreihe. Ab diesem Zeitpunkt richtet sich der Preis der neuen Indexreihe.

(3) Für die gastronomische Kalkulation von Leistungen der BCap Management GmbH wird die Teilnehmerzahl mit folgendem Berechnungsschlüssel ermittelt und der finalen Be- und Abrechnung zu Grunde gelegt:

Kinder bis 3 Jahre:          ohne Berechnung

Kinder von 4-12 Jahre:     50%

Jugendliche ab 13 Jahre: 100%

(4) Reduzierungen der Teilnehmerzahl sind bis zehn (10) Werktage vor dem Veranstaltungsdatum, Anhebungen bis fünf (5) Tage vor dem Veranstaltungsdatum schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer anzuzeigen und durch diesen zu genehmigen. In Einzelfällen behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, aufgrund der Kurzfristigkeit der Änderung der Teilnehmerzahl einzelne Dienstleistungen oder Produkte durch gleichwertigen Ersatz auszugleichen.

(5) Die BCap Management GmbH stellt mit Buchungszusage eine Auftragsbestätigung in Höhe der Raummiete inkl. Nebenkosten sowie des Basispaketes auf Basis der vorläufig erwarteten Gästezahl aus. Mit der Übermittlung der finalen Gästezahl erhält der Kunde das finale Angebot. Nach erfolgter Veranstaltung erfolgt eine ordentliche Rechnungstellung auf Basis des finalen Angebots.

(6) Dem Kunden stehen Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte nur insoweit zu, als sein Anspruch rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist.

7.  Ansprüche bei Mängeln & Haftung

(1) Keine der Parteien haftet für Schäden durch Verzug oder in der Erfüllung hierunter, wenn dieser Verzug oder dieses Versäumnis auf Umstände höherer Gewalt, gerichtlichen oder behördlichen Vorgaben oder durch sonstige Ereignisse beruht, die außerhalb des zumutbaren Kontrollbereichs der Parteien liegen und deren Leistungs-erfüllung beeinträchtigen. Etwaige hieraus abgeleitete Schadenersatzansprüche entfallen. Bei einer temporären Einstellung des Geschäftsbetriebes (z.B. auf Anordnung von Behörden oder/und auf Basis von Maßnahmen, die auf dem Infektionsschutzgesetz basieren) hat die BCap Management GmbH Anspruch auf Verschiebung der Veranstaltung auf einen späteren Zeitpunkt gemäß Verfügbarkeit. Lehnt der Kunde dies ab, kommt das einem Stornierungswunsch gleich und es gelten die allgemeinen Stornierungsklauseln gem. § 8 der AGB.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, seine Tätigkeit mit der gebotenen Sorgfalt und Kompetenz auszuüben und haftet ausschließlich nach Maßgabe dieser AGB. Beanstandungen oder Mängel an den Leistungen des Auftragnehmers müssen unmittelbar und rechtzeitig auf der Veranstaltung der BCap Management GmbH, oder deren Bevollmächtigten (Serviceleiter/-in) mitgeteilt werden und die Möglichkeit der Nachbesserung bzw. Abhilfe muss gegeben sein. Zum Veranstaltungsende stehen der/die Serviceleiter/in für ein finales Abschlussgespräch gerne zur Verfügung und notieren etwaige Kritikpunkte. Nicht angemeldete Beanstandungen werden im Nachhinein nicht mehr akzeptiert.

(3) Auf Schadens- und Aufwendungsersatz haftet der Auftragnehmer im Rahmen der Verschuldenshaftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer vorbehaltlich eines milderen Haftungsmaßstabs nach gesetzlichen Vorschriften (z.B. für Sorgfalt in eigenen Angelegenheiten) nur für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und für Schäden aus der nicht unerheblichen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Verpflichtung, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf); in diesem Fall ist die Haftung jedoch auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schadens begrenzt. Im Übrigen wird die Haftung des Auftragnehmers – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen. Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und der Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers.

(4) Der Kunde haftet – soweit gesetzlich zulässig – für alle Schäden, welche durch ihn oder seine Gäste oder sonstige Dritte aus seinem Bereich in und an den Räumlichkeiten der Ulrepforte oder dessen Einrichtungsgegenständen auftreten. Der Kunde ist verpflichtet dem Auftragnehmer jeden Schaden an den benannten Gegenständen unmittelbar mitzuteilen. Der Auftragnehmer kann vom Kunden die Stellung angemessener Sicherheiten verlangen.

(5) Der Auftragnehmer verpflichtet sich nicht, an Streitbeilegungsverfahren von einer Verbraucherschlichtungs-stelle teilzunehmen.

8.  Kündigung

(1) Der abgeschlossene Vertrag ist verbindlich und kann grundsätzlich nicht gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem, von der anderen Partei zu vertretenden Gründen, bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die Veranstaltung nicht nach dem vereinbarten Zweck durchgeführt werden soll oder wesentliche Tatsachen über die Person des Kunden oder dessen Gäste verschwiegen werden, die den ordnungsgemäßen Ablauf der Veranstaltung oder das Ansehen der BCap Management GmbH oder Veranstaltungslocation gefährden könnten.

9.  Stornierung, pauschalierter Schadensersatz

 (1) Der Kunde kann außer dem Recht zur fristlosen Kündigung gem. § 8 Abs. 2 den Vertrag nur gegen Zahlung eines Schadensersatzes stornieren. Da die BCap Management GmbH vertraglich verpflichtet ist, an den Vermieter die Miete für die vom Kunden gebuchten Veranstaltungsräume bei Vertragsschluss zu entrichten, werden die Mietkosten für bereits gebuchte Räumlichkeiten bei Stornierung zu jeder Zeit mit 100% in Rechnung gestellt, sofern der Kunde nicht nachweist, dass BCap Management GmbH kein oder ein geringerer Mietausfallschaden entstanden ist.

(2) Darüber hinaus werden folgende Ausfallentschädigungen bei Absagen fällig:

– bei Stornierung bis zu 6 Monate vor dem Veranstaltungsdatum:        Mietkosten zzgl. 20% des Auftragswertes

– bei Stornierung bis zu 3 Monate vor dem Veranstaltungsdatum:        Mietkosten zzgl. 40% des Auftragswertes

– bei Stornierung bis zu 6 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum:       Mietkosten zzgl. 60% des Auftragswertes

– bei Stornierung bis zu 4 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum:       Mietkosten zzgl. 80% des Auftragswertes

– danach:                                                                                  Mietkosten zzgl. 100% des Auftragswertes

Auftragswert sind die in der Auftragsbestätigung/im Angebot erfassten Leistungen ohne Mietkosten.

Die Mietkosten werden bei einer Stornierung zu jeder Zeit zusätzlich mit 100% in Rechnung gestellt.

Ist der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, berechnen sich die Stornopauschalen aus dem Netto-Auftragswert, ansonsten aus dem Bruttoauftragswert.

10.  Gerichtstand

Gerichtstand soweit rechtlich möglich ist Köln.  

11.  Salvatorische Klausel

Im Falle der Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser AGB bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

Stand April 2024